Cours d'instruction de procès-verbal d'une séance
Cours d'instruction de procès-verbal d'une séance :
Le procès-verbal de cette réunion d'instruction expliquera comment compiler le compte rendu de réunions.
Les minutes sont un procès-verbal d'une réunion par exemple qui était présente et n'a pas fait, la discussion qui a eu lieu, action à prendre, chronomètrent la séance levée. La manière que les minutes sont enregistrées peut différer selon le type de réunion il est. Par ceci je veux dire, vous pouvez devoir enregistrer toute la discussion aussi bien que les résolutions ou vous pouvez seulement devoir enregistrer la résolution et ne pas s'inquiéter de la discussion amenant à la résolution. Parfois, les organismes préfèrent également l'officier responsable est énumérés ainsi il est clair dont la responsabilité il est de d'effectuer l'action dans la résolution. C'est quelque chose que vous devez clarifier si le président d'une compagnie ou le directeur vous prennent les minutes pour.
Beaucoup de petits commis emploient la sténographie pour prendre des notes lors des réunions. Si vous êtes intéressé à apprendre la sténographie, essayez le cours suivant ou essayez cette alternative à la sténographie dans ce grand livre pour des débutants :
Toutes les minutes officielles (avec un moteur, le seconder et cela sont portés) doivent avoir un numéro de référence minutieux. Les nombres minutieux continuent d'on se réunissant à l'autre par exemple dernière réunion ont fait numéro des résolutions 21000 - 21050 et la prochaine réunion aura les numéros 21051 - 21000.
Quand vous dactylographiez en arrière vos minutes, vous devez maintenir tous les sujets dans l'ordre qu'ils ont été discutés lors de la réunion - même si ils diffèrent à votre ordre du jour. Parfois des articles sont discutés plus tôt car quelqu'un peut ne pas pouvoir rester lors de la réunion pour l'intégral de la réunion.
Rappelez-vous, si vous ne pouvez pas entendre, vous ne peut pas enregistrer des minutes précises et c'est le but d'être le secrétaire ou le petit commis. Si vous ne pouvez pas entendre, satisfaire interrompez la réunion et adressez-vous au Président (comme monsieur le président) pour vous conseiller ne peut pas entendre. Le Président invitera alors le haut-parleur pour parler plus fort et le clairifiant. Il est le plus important que vous entendiez. On lui suggère que vous vous asseyiez toujours près du Président ainsi il est facile de répondre à toutes les questions qu'il peut avoir ou vous pouvez avoir.
Un livre maniable pour vous aider avec votre minute prenant (inclut l'information d'installer la réunion, l'ordre du jour aux minutes d'enregistrement) prend le compte rendu de réunions (créant le succès).
Qui prendra les minutes ?
Des minutes sont habituellement prises par le secrétaire ou le petit commis. Si vous êtes la personne nommée pour prendre les minutes, assurez que vous recevez une copie de l'ordre du jour quand elle est distribuée de sorte que vous soyez au courant des sujets à discuter. S'il y a des sujets confidentiels à l'ordre du jour qui sont soutenus par les rapports rédigés ou la correspondance, veillez-svp vous pour recevoir des copies de ces pages comme elle aura l'information convenable dont vous pouvez avoir besoin pour enregistrer dans vos noms de minutes par exemple, descriptions de propriété, nombre de dossier corrects etc. Il vous sauvera chassant cette information plus tard quand dactylographiant vers le haut de vos minutes.
Commis ou liste de contrôle minutieux de l'équipement du secrétaire :
Avant que vous entriez dans le lieu de réunion, vérifiez-svp vous ont les outils et l'équipement suivants avec vous :
- 2 crayons ou papiers de biros (celui que vous allez utiliser pour enregistrer les minutes).
- Ordre du jour de dictaphone (pour clarifier toutes incertitudes en dactylographiant vos minutes vers le haut).
Also ensure the following have been made available if it is not your responsibility as you no doubt will be the one having to chase up the equipment at the last minute.
The meeting room has been set up (refer tutorial on this)Assurez également que ce qui suit a été rendu disponible s'il n'est pas de votre responsabilité car vous sans doute serez celui devant chasser vers le haut de l'équipement à la dernière minute.
Le lieu de réunion a été installé (référez-vous le cours d'instruction sur ceci) . - La correspondance de soutien qui n'a pas été incluse dans l'ordre du jour mais est exigée.
- Tous cartes ou plans qui seront regardés par des participants.
- Informaticien ou projet aérien (OHP) au besoin et écran.
- Conseil blanc, marqueurs, et chiffon.
- Indicateur ou règle de laser.
Maintenant il est temps pour la plupart de part importante de votre devoir - enregistrement des minutes.
Sachez quoi enregistrer
Maintenant que vous avez été déjà conseillé le format de ce qu'à enregistrer, vous devrez t'assurer le disque l'information suivante :
- Nom de compagnie, description de la réunion, lieu, date et heure de la réunion.
- Participants
- Toutes excuses reçues des membres du comité.
- Bienvenue - si le Président/président ouvre la séance avec un message d'accueil.
- Adoption de compte rendu de la réunion précédente.
- Affaires résultant des minutes.
- Adoption de centripète/à l'extérieur de correspondance.
- L'adoption des relevés des compte financier et explique le paiement.
- Points de l'ordre du jour énumérés à votre ordre du jour.
- Affaires générales.
- Correspondance remarquable.
- Date, période et lieu de rendez-vous de la prochaine réunion.
- Chronométrez la réunion conclue.
Nom de compagnie, description, endroit, date et heure de la réunion.
Enregistrez le temps la réunion commencée - habituellement inclus dans le titre avec la date où dactylographiant en arrière les minutes en tant que ci-dessous :
PROCÈS-VERBAL D'UNE SÉANCE DU NOM DE COMPAGNIE
TENU À ...................... le lundi 2 janvier 2004 À 9.00AM
Participants
Énumérez les noms de tous les participants. La meilleure manière de faire ceci si vous ne savez pas chacun est d'employer une feuille de présence. Cette feuille sera dirigée vers le haut avec le nom de la réunion, la date et période de la réunion et des colonnes d'utilisation de sorte que chacun puisse imprimer leur nom, l'organisation qu'ils représentent (si ne travaillez pas pour votre compagnie) et leur titre de position dans l'organisation. Vous dactylographieriez alors cette information vers le haut dans l'ordre alphabétique - assurez-svp vous toujours le début avec le Président/président et l'extrémité avec le secrétaire ou le petit commis car parfois ils ne sont pas des membres du Comité. Si vous êtes un secrétaire élu d'une organisation sportive etc., vous seriez président de liste, vice-président, trésorier, secrétaire et puis d'autres membres
PRÉSENTS : M.J Smith (président)
Mme M Allen (directeur, Allen et associés)
M.C Jones (directeur adjoint, frères de Jones)
etc.
etc.
Mme T Staples (petit commis) (ou substituez votre titre ici)
Toutes excuses reçues des membres du comité.
Le Président/président réclamera des excuses et si vous avez reçu des excuses de n'importe quels membres, c'est quand vous conseilleriez la réunion de leurs noms ou vous auriez précédemment transmis cette information au Président/au président avant le commencement de la réunion. D'autres membres du comité ont pu également en avoir reçu et ils trop conseilleront des noms. Vous devez enregistrer tous ces noms pendant vos minutes. En vos minutes, vous les dactylographierez comme suit :
EXCUSES : Mme M Street (conseillère aînée, association de gens d'affaires commerciale) etc.
Bienvenue - si le Président/président ouvre la séance avec un message d'accueil
Ceci n'a pas besoin toujours d'être enregistré mais si la séance était convoquée à un but spécifique et le but ne se produit pas chaque mois, alors je l'enregistrerait. Vous pourriez employer le format suivant :
BIENVENUE :
Le Président a souhaité la bienvenue à ces membres présentent et ont conseillé la réunion s'était appelé pour discuter les mérites de présenter des honoraires d'abonnement de sorte que des conseils libres puissent continuer à être donnés aux clients.
Adoption de compte rendu de la réunion précédente
Car le compte rendu de la réunion précédente aurait été distribué en tant qu'élément de l'ordre du jour ou ajourné le jour de la réunion pour que des membres lisent, de sorte qu'ils puissent alors devenir un disque officiel de la réunion de la compagnie ou du comité, les minutes devront être déplacées et secondées comme disque vrai et correct. Une résolution standard de ceci est comme suit :
ADOPTION DE COMPTE RENDU DE LA RÉUNION PRÉCÉDENTE :
DÉPLACÉ PAR M ALLEN,
"Que le compte rendu de la réunion du département de disques a tenu le 2 décembre 2003 soyez adopté comme disque vrai et correct. "
SECONDÉ PAR C JONES PORTÉ
Ce qui précède est un format, il pourrait également être comme suit :
DÉPLACÉ PAR M ALLEN, SECONDÉ PAR C JONES :
"Que le compte rendu de la réunion du département de disques a tenu le 2 décembre 2003 soyez adopté comme disque vrai et correct."
Le format ci-dessus peut être employé pour toutes les résolutions qui sont déplacées et secondées, ou suivre le format qui vos utilisations de compagnie, de comité ou d'organisation.
Affaires résultant des minutes :
Une fois que les minutes ont été adoptées, les membres présents peuvent avoir besoin d'informations supplémentaires ou de résolutions enregistrées sur des sujets énumérés dans les minutes. Habituellement, si c'est conseil vous enregistreriez juste ces derniers comme sous-positions avec le bref détail de ce qui a été dit à son sujet. Exemple :
AFFAIRES RÉSULTANT DES MINUTES :
Bons de cadeau
L'impression avait été due retardé au nouveau logo étant conçu. Le temps de la livraison prévu sera le 3 mars 2004.
Etc.
Adoption de centripète/à l'extérieur de correspondance
Habituellement, les compagnies demanderont que les membres acceptent la correspondance centripète et extérieure. Un exemple de ceci serait comme suit :
ADOPTION DE CORRESPONDEN CENTRIPÈTE ET EXTÉRIEURCE :
DÉPLACÉ PAR M ALLEN,
"Que la correspondance centripète soit reçu et la correspondance extérieure soit approuvée."
SECONDÉ PAR C JONES PORTÉ
L'adoption des relevés des compte financier et explique le paiement
Vous devez enregistrer la période et la quantité. Vous pourriez se référer à précédent
les minutes pour des mots de ceci, mais est ci-dessous un exemple :
DÉPLACÉ PAR M ALLEN,
"Qui les relevés des compte financier pour la période le 1er juillet 2003 au 31 décembre 2003 soient approuvés et explique le paiement pour la période le 1er décembre au 31 décembre 2003 soit approuvé. "
SECONDÉ PAR C JONES PORTÉ
Points de l'ordre du jour énumérés à votre ordre du jour
Les sujets énumérés à l'ordre du jour sont habituellement là parce qu'une décision est nécessaire. Ceci signifie que vous devrez enregistrer une action détaillante de résolution qui est exigée. Vous dactylographieriez un bref titre se référant à la question examinée (pourrait employer les mots semblables comme dans l'ordre du jour), un nombre minutieux, un moteur, seconder et si la minute a été portée. Employez le même format qu'énuméré ci-dessus, ou le format vos utilisations de compagnie ou de comité.
Affaires générales
Les affaires générales sont où les membres présents lors de la réunion soulèvent les sujets qui ont besoin d'une décision formelle prise ou informent des participants d'informations à jour sur une question. Habituellement chaque membre est demandé s'ils ont le général.
Affaires à augmenter.
De nouveau, vous pouvez devoir enregistrer les sujets augmentés pour la discussion et la résolution formelle. Si c'est une résolution formelle, employez le même format comme ci-dessus.
Correspondance remarquable :
Tous les articles énumérés à l'ordre du jour nécessairement n'ont pas besoin d'une décision prise mais étaient énumérés pour l'information des membres. Dans ce cas-ci la matière serait énumérée en tant que correspondance remarquable.
Quelques ordres du jour ont déjà ces articles tout énumérés ensemble en tant que "correspondance remarquable" car aucune décision ou action n'est nécessaire et vous devraient copier cette liste dans vos minutes.
Si après que la discussion lors de la réunion il ait été décidée qu'une question énumérée à l'ordre du jour n'a eu besoin d'aucune action ou décision après tout, cet article alors serait aussi bien ajouté à la liste existante de correspondance remarquable. Alternativement, vous pourriez énumérer l'article dans les minutes avec un nombre minutieux et la résolution serait exprimée "que la matière soit noté.".
Date, période et lieu de rendez-vous de la prochaine réunion
Cette information doit être enregistrée mais n'aurait pas un nombre minutieux. C'est un format que vous pourriez employer si le lieu de rendez-vous était déplacé de la ville à la ville :
PROCHAINE RÉUNION :
La prochaine réunion du Comité se tiendra le lundi 3 février 2004 à (l'endroit est adresse complète) à 9.00am
Si la réunion était au même lieu de rendez-vous chaque fois, vous énuméreriez simplement la date et l'heure de la réunion.
Chronométrez la réunion conclue
Vous vérifiez toujours le temps où la réunion finit et ceci obtient enregistrée dans les minutes. Un exemple serait :
CONCLUSION:
Vu qu'il n'y avait pas de d'autres affaires, la réunion a conclu à 10.30am.
Sous ceci, faites le nécessaire toujours pour le Président/président de signer les minutes.
