Comment se préparer aux réunions
Comment se préparer aux réunions :
S'il y a une activité qui unit des professionnels de différents métiers partout dans le monde, c'est des réunions. Cadres, directeurs, ou programmateurs de logiciel -- ils tous passent une grande partie de leurs heures de travail closeted dans des salles de conférence qui discutent des issues, significatif et insignifiant.
Mais la vérité au sujet des réunions est eux sont en grande partie une perte de temps sinon a bien organisé ou non prévu à l'avance. Voici quelques bouts pour vous aider à tirer le meilleur parti hors de ces rassemblements.
Temps et lieu de rendez-vous :
L'initiateur de la réunion doit prendre la tâche d'envoyer des demandes de réunion à toutes les parties qui sont exigées pour être présentes, spécifiant la date, le temps et le lieu de rendez-vous. Si la réunion est une téléconférence ou une vidéoconférence avec des participants des endroits multiples, il est essentiel que la demande de réunion contiennent la date et l'heure des divers fuseaux horaires.
C'est une erreur commune, en tant que collègue à Tokyo découverte quand elle a oublié de spécifier le fuseau horaire dans son email, qui a signifié que les groupes de personnes disparates l'attendaient à la téléconférence ils à différentes heures du jour !
L'initiateur doit s'assurer qu'une salle de discussion ou la salle de conférence assez grande de tenir le nombre requis de participants est réservée pendant le temps programmé.
Matériel :
Il appartient également à l'initiateur à assurer tous les matériaux tels qu'un projecteur, l'ordinateur, les glissières, les aumônes, ou même juste un whiteboard et des marqueurs. Un directeur à une société de télécommunications relate comment une réunion qu'il a été invité à a été retardée par 45 minutes parce que l'ordinateur et les projecteurs n'ont pas été installés, menant aux cadres supérieurs marchant dehors et demandant une remise à plus tard.
Si vous êtes invité à une réunion pour laquelle des aumônes sont distribuées, assurez-vous que vous lisez ces notes avant d'être présent. Il vous gardera en accord avec les discussions une fois que vous faites partie de la réunion, et démontrera votre état de préparation avec des idées et des pensées sur la matière actuelle.
Ordre du jour :
Une fois la période et le lieu de rendez-vous de la réunion est fixe, il est essentiel que l'initiateur de la réunion décident les points à l'ordre du jour. Chacun de ces points doit être couvert en détail et des décisions prises sur eux avant que la réunion s'enveloppe vers le haut.
De préférence, ces points peuvent même être énumérés en bref sur le whiteboard dans la chambre, permettant à chacun de se rendre compte de l'ordre du jour et aidant l'initiateur à garder un oeil là-dessus à tout moment.
Minutes de la réunion :
Dans la durée de la réunion, on jettera plusieurs points et idées dont vers le haut, sinon documenté, s'évaporera dans l'air mince bien avant l'extrémité. Il sera impossible que n'importe qui maintienne tous les points discutés dans la mémoire. Par conséquent, il est le meilleur pour l'initiateur ou réunion-dans-chargez de nommer une personne pour prendre notes des notes au cours de la réunion. Il est toujours meilleur si deux ou trois personnes prennent des notes juste dans l'affaire une manquent dehors quelque chose importante.
Au point culminant de la réunion, c'est le devoir de la personne affectée pour noter en bas des minutes pour créer un document et pour le circuler parmi tous les participants. Un tel document contient typiquement la date et l'heure de la réunion, nombre et noms des participants, l'ordre du jour et, contre chacun des points à l'ordre du jour, les actions à entreprendre.
Le foyer à l'ordre du jour :
Souvent, en dépit de maintenir un ordre du jour et de respecter rigoureusement pour chronométrer et le programme sur quelques points, la discussion détériore dans des débats passionnés. En ce moment, c'est la prérogative du réunion-dans-chargent ou l'initiateur d'assurer une discussion objective. En outre, si un membre commence à se promener pendant des heures sans n'importe quelle extrémité en vue, il doit être rapporté sur la voie. Il devrait être fait clairement qui bien que la séance de réflexion soit acceptable, digression dans le territoire non pertinent est entièrement fâcheux.
Conclusion :
Quand tous les points à l'ordre du jour ont été discutés à la satisfaction de toutes les parties, la personne écrivant les minutes ou même l'initiateur peut s'envelopper vers le haut en donnant lecture brièvement les points saillants du tout ce qui a été discuté, y compris l'action à prendre une fois que les gens reviennent à leur travail. Le compte rendu de la réunion est un bon point de départ au suivi avec des membres de l'équipe dans l'action suivante de jours au besoin a été pris, comme discuté
